Document contractuel
V4.0
Conditions générales d'utilisation
Règles d'usage et protection des données de l'application Vehica
Préambule : acceptation des conditions
La connexion à Vehica avec son prénom et son mot de passe personnel vaut acceptation des présentes conditions. La personne qui ne les accepte pas ne doit pas utiliser l'application et se rapproche de sa direction pour les modalités d'emprunt des véhicules.
Article 1 : Objet de l'application
Vehica est l'outil de gestion de la flotte automobile mis à la disposition des professionnels habilités de Coallia Guillaudot. Elle permet de prendre et de restituer un véhicule, de le réserver, de le déclarer immobilisé, de signaler un problème ou un incident, de suivre son entretien (vidange, contrôle technique, AdBlue), de consulter ses documents et de joindre rapidement les contacts utiles.
Chaque action est horodatée et associée au prénom de l'utilisateur connecté. Ce journal constitue le registre de référence de l'utilisation des véhicules pour la structure.
Article 2 : Comptes et accès
Les comptes sont créés uniquement par l'administrateur de l'application : il n'existe pas d'inscription libre. À la première connexion, le mot de passe provisoire doit être remplacé par un mot de passe personnel (8 caractères minimum, dont une majuscule, un chiffre et un caractère spécial). En cas d'oubli, un lien de réinitialisation est envoyé sur l'adresse mail professionnelle du compte.
Par sécurité, la session est automatiquement fermée au bout de 8 heures. Les identifiants sont strictement personnels : les prêter ou les partager constitue une faute, et toute action réalisée avec un compte est réputée avoir été faite par son titulaire. Un droit « administrateur », attribué côté serveur, permet en plus de modifier les fiches véhicules, l'annuaire et le carnet d'entretien.
Article 3 : Permis de conduire
En prenant un véhicule, l'utilisateur certifie sur l'honneur être titulaire d'un permis de conduire valide et adapté à ce véhicule. Il doit informer sans délai sa direction de toute suspension, annulation ou invalidation de son permis, et cesser alors d'emprunter les véhicules.
Article 4 : Prise, restitution et réservation
Prise de clés : un véhicule ne peut être pris que s'il est disponible. Si deux personnes le prennent au même moment, seule la première demande est enregistrée. Une fois par mois, un contrôle du matériel (papiers, carte essence, kit de sécurité) peut être demandé au moment de la prise : tout élément manquant est signalé automatiquement sur la fiche du véhicule.
Restitution : seule la personne qui a pris le véhicule (ou un administrateur) peut le restituer, en indiquant le kilométrage, le niveau de carburant, la propreté et, si besoin, une remarque. La signature tracée à l'écran sert à valider personnellement la déclaration ; elle n'est pas enregistrée sous forme d'image.
Réservation : un créneau réservé ne peut être annulé que par son auteur ou par un administrateur. À l'heure prévue, si le véhicule est disponible, la réservation est automatiquement convertie en prise au nom de la personne qui a réservé, qui en devient responsable jusqu'à sa restitution.
Article 5 : État du véhicule et signalements
Avant chaque départ, l'utilisateur effectue un contrôle visuel du véhicule. Tout dégât, anomalie ou équipement manquant doit être déclaré dans l'application (signalement, ou signalement d'incident avec photos) avant l'utilisation. À défaut, un dommage constaté ensuite pourra être imputé à la période d'utilisation du dernier conducteur enregistré. Un véhicule hors d'usage doit être déclaré immobilisé avec son motif.
Article 6 : Usage strictement professionnel
Les véhicules sont réservés aux déplacements liés aux missions de service. Tout usage personnel non autorisé par la direction (trajets privés, week-ends) est interdit : il expose à des sanctions disciplinaires et peut ne pas être couvert par l'assurance en cas de sinistre.
Article 7 : Infractions routières
En application de l'article L. 121-6 du Code de la route, l'employeur doit désigner le conducteur d'un véhicule de service en cas d'infraction constatée. Le journal de Vehica (conducteur, date et heure de prise et de restitution) sert de base à cette désignation auprès de l'ANTAI. Le conducteur enregistré au moment des faits répond personnellement des infractions commises (amendes, retraits de points).
Article 8 : Exactitude des déclarations
L'utilisateur s'engage à déclarer des informations exactes : kilométrage réel (il ne peut pas être inférieur au précédent), carburant, propreté, anomalies. Toute déclaration volontairement inexacte, ou toute dissimulation d'un sinistre, constitue une faute.
Article 9 : Bouton SOS et géolocalisation
Le bouton SOS demande l'accès à la position GPS du téléphone uniquement au moment où il est actionné. Il prépare alors un SMS destiné au chef de service, contenant le prénom de l'agent, le véhicule concerné, l'heure et un lien de localisation. Le message s'ouvre dans l'application SMS du téléphone et n'est envoyé que si l'utilisateur le confirme. Vehica ne suit pas la position des utilisateurs et n'enregistre pas celle transmise par SMS.
Article 10 : Mode hors-ligne
Sans réseau, l'application reste utilisable : les actions sont conservées sur le téléphone puis envoyées automatiquement au retour de la connexion. Si le véhicule a été modifié entre-temps par quelqu'un d'autre (par exemple pris par un collègue), l'action en attente n'est pas appliquée et l'utilisateur en est averti. Le signalement d'incident avec photos nécessite une connexion.
Article 11 : Données personnelles (RGPD)
Responsable du traitement : Coallia, pour la gestion de sa flotte de véhicules de service.
Données traitées : prénom et adresse mail professionnelle ; historique des prises, restitutions, réservations et immobilisations (date, heure, véhicule, kilométrage, carburant, propreté, remarques) ; signalements, incidents et leurs photos ; carnet d'entretien et documents des véhicules (carte grise, attestation d'assurance).
Finalités : organiser le partage des véhicules, assurer leur entretien et leur sécurité, gérer les sinistres et répondre aux obligations légales, dont la désignation du conducteur.
Qui y accède : les utilisateurs habilités voient l'état de la flotte, les réservations, le carnet d'entretien et les documents des véhicules. Seuls les administrateurs peuvent modifier l'identité des véhicules (nom, plaque, code carte, documents) et l'annuaire, ou supprimer des entrées du carnet d'entretien. L'historique et les incidents sont également copiés dans un classeur de suivi Coallia hébergé sur Microsoft 365, via un relais sécurisé.
Hébergement et sous-traitants : base de données, authentification et fichiers chez Supabase ; application servie par Cloudflare ; suivi des erreurs techniques chez Sentry (serveurs en Allemagne), qui ne reçoit que l'identifiant technique du compte, jamais l'adresse mail ; police de caractères chargée depuis Google Fonts.
Sécurité : les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe sont gérés par le service d'authentification et ne sont jamais lisibles par l'application. L'accès aux données est contrôlé par le serveur, compte par compte (Row Level Security). Les documents des véhicules sont stockés dans un espace privé et ne s'ouvrent que par des liens temporaires.
Durée de conservation : les données sont conservées tant qu'elles sont utiles à la gestion de la flotte et au respect des obligations légales, puis supprimées ou archivées selon les règles de Coallia.
Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation et opposition, à exercer auprès de votre direction ou du délégué à la protection des données de Coallia. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Article 12 : Stockage sur le téléphone
Vehica n'utilise ni publicité ni traceur de mesure d'audience. Elle enregistre seulement sur l'appareil ce qui est nécessaire à son fonctionnement : la session de connexion, le prénom affiché, une copie des données pour le mode hors-ligne, les actions en attente d'envoi et les préférences d'affichage (thème, vibration ou son). Les copies de données sont effacées à la déconnexion.
Article 13 : Propriété intellectuelle
L'architecture, le design, le code source et le nom de l'application « Vehica » ont été conçus par Sami Charles Hassen Harigua, qui en revendique la propriété intellectuelle. Coallia en bénéficie dans le cadre d'une mise à disposition fonctionnelle. Toute reproduction, copie du code, ingénierie inverse ou réutilisation non autorisée est interdite.
Article 14 : Évolutions et droit applicable
Ces conditions peuvent évoluer avec l'application ; la version en vigueur est toujours consultable depuis l'écran de connexion. Le service peut être ponctuellement suspendu pour maintenance. Les présentes conditions sont soumises au droit français.
